Monique Princen, financiën en personeelszaken Tal Techniek

Het Inkoopfactuur Portaal levert nu al elke week een uur of tien op

Tal Techniek uit Weert krijgt elke maand zo’n 250 inkoopfacturen te verwerken. Sinds februari gebeurt dat automatisch via het Gilde Inkoopfactuur Portaal, dat geïntegreerd is in het Gilde-systeem. “Een administratieve kracht ging met pensioen. We wilden voor de 20 uur geen vervanging, maar hoopten met automatisering een flink stuk in te vullen. De timing van Gilde Inkoopfactuur Portaal was goed.”

Scheelt het Inkoopportaal zoveel tijd?
“Op dit moment winnen we elke week een uur of 10. In de eerste maanden moeten we hier en daar nog dingen aanpassen, de software als het ware leren. Maar dat gaat enorm snel. Als de zaak eenmaal gefinetuned is, stijgt de besparing naar 12 uur per week, schat ik. Dat zit voor een groot deel in de geautomatiseerde koppeling van de binnengekomen facturen aan de bestellingen en aan de goederenontvangst. Daarvoor hebben we ons logistieke proces in het magazijn ook verbeterd, daar heeft Gilde ook een goede rol in gespeeld. Ja, die investering is erg snel terugverdiend.

Gilde Software

Maar de winst zit niet alleen daarin. We hebben bijvoorbeeld geen ordners meer om kopieën te bewaren. Iedereen die toegang heeft tot de inkoopfacturen, kan er met zijn eigen inlog in. Vanaf elke werkplek. Ik hoef dus niet meer op de zaak te zijn om iets in te zien of te controleren. Geweldig. Voor mij is het verder een groot voordeel dat we met het Inkoopportaal een flinke stap zetten naar het papierloze kantoor. Dat is zo veel efficiënter.”

Nog wensen?
“Altijd. Iedereen heeft zijn voorkeuren. Ik wil in het Gilde-systeem op enkele voor mij gemakkelijke plaatsen de facturen op kunnen roepen. Daar wordt nu aan gewerkt. Als dat klaar is, is het Gilde Inkoopfactuur Portaal voor mij perfect.”