Monique Princen, hoofd administratie Tal Techniek

Met Gilde BI op elk moment actueel liquiditeitsoverzicht

“De afgelopen jaren ben ik een beetje tegen wil en dank Excel-specialist geworden”, vertelt Monique Princen, hoofd administratie van carrosseriebedrijf Tal Techniek uit Weert. “Dat was nodig omdat wij door de opbouw van onze orderportefeuille doorlopend behoefte hebben aan een actueel liquiditeitsoverzicht. In Excel kon ik het gewenste resultaat wel krijgen, maar dat is handwerk. En handwerk is tijdrovend. Daarom heb ik aan Gilde gevraagd of die handeling niet te automatiseren zou zijn. Ja dus, met Gilde BI (Business Intelligence). Nu krijg ik met één klik de goede overzichten. In getallen of in staafdiagrammen of in een andere visualisatie naar keuze. Scheelt me bijna een halve dag per week!”

Precies wat ik wil
Enthousiast dus. “Meer dan. Ik wist natuurlijk wel dat alle gegevens in de administratie zitten. Maar dat ze er op de door mij gewenste manier uit zouden rollen, nee.

In het eerste gesprek heb ik aangegeven wat ik wilde. Niet alleen betrouwbare liquiditeitsoverzichten en -prognoses, maar ook volledige transparantie van de data voor de compagnon in een ander bedrijf, waarvoor ik ook de boekhouding doe. Ik wilde hem de cijfers van ons gedeelde bedrijf kunnen laten zien, en hoe die cijfers zijn opgebouwd. Dat gaat perfect: als je op een getal in het overzicht klikt, krijg je meteen in beeld wat er achter zit.

Daarnaast gemakkelijk consolideren en de ontwikkelingen over meerdere jaren beoordelen. En direct een overzicht van bijvoorbeeld opdrachtwaarde min deelbetalingen. Plus de koppeling van geplande leverdatum aan geplande betaling en tijdige verwerking van de gecalculeerde materiaalkosten.

Ik had nogal wat noten op mijn zang. En ik ben het meest verrast door hoe Gilde BI die vertaald heeft. Het laat me precies zien wat ik in Excel ook zag. Ik had niet verwacht dat het technisch mogelijk was mijn methode zo eenvoudig en zo perfect na te bouwen. Wel dus.”

Gilde Software

Meer automatiseren, minder handjes
Twee jaar geleden schafte Tal Techniek scan-en-herken software aan: het Gilde Inkoopfactuur Portaal. “Scheelt ook al zoveel werk. Geen facturen meer inkloppen. En elke factuur wordt automatisch vergeleken met de bestelling. Na akkoord hoef je alleen door te boeken. Dat was ook een mooie efficiencyslag.

En we zullen Gilde bedrijfssoftware steeds meer inzetten. Tegelijk tijd besparen en de foutkans verminderen; daar kun je gewoon geen nee tegen zeggen.