Guus Plegt, directeur Van Berkum Carrosseriebedrijf

Goede projectadministratie is de basis van succes

Het is een beetje een jongensboek. Man werkt 33 jaar in de bouw. Heeft een passie voor auto’s, net als zijn zoons. In 2014 neemt hij daarom Van Berkum Carrosseriebedrijf over. “Het bedrijf stond te koop, ik was toe aan een andere werkomgeving. Mijn zoons willen straks graag verder met dit bedrijf. Ik weet dus waar ik het voor doe.” Guus Plegt, de nieuwe eigenaar, heeft niet veel woorden nodig.

Keuze voor Gilde-systeem
Hij was relatief onbekend in de carrosseriebranche, maar wist één ding zeker: “Ik moet exact kunnen volgen hoe mijn projecten lopen om te kunnen sturen op rendement.” Dat vereiste keuzes: Van Berkum gebruikte twee softwareprogramma’s naast elkaar. “Ik heb de pakketten vergeleken, geanalyseerd wat het beste bij ons paste en gekozen voor Gilde. De calculatie middels een Jumbostructuur en de projectadministratie van Gilde gaven de doorslag. De Jumbostructuur is een toolbox voor de carrosseriebranche om snel betrouwbare calculaties op maat te maken. Het is als een kast met laatjes, gevuld met materialen, uren, afmetingen. Per soort carrosserie vormen een aantal jumbo’s de kostprijs die dan resulteert in een offerte.

Gilde Software

Eerste uitbreiding: urenscanner voor projectadministratie
Na de keuze voor Gilde volgde de keuze voor een urenscanner. “Onmisbaar om projecten van dag tot dag te bewaken. Als ik de dag begin, wil ik van de vorige dag weten of iedereen zijn uren gemaakt heeft en of die op de juiste projecten zijn weggeschreven. Met de uitdraai van de urenscanner stelt dat niets voor. Mensen registreren overdag hun uren en ik zie met een druk op de knop de volgende morgen hoe we ervoor staan. Zodra we qua uren uit de pas lopen, kan ik ingrijpen. Dat is wat mij betreft waar projectadministratie om draait: volgen wat er in het bedrijf gebeurt en tijdig kunnen bijsturen.“

Sturen op de projectadministratie
“Voor mij is de calculatiefunctie het hart van de software. Daar beginnen we het project mee en die legt de basis voor een goede uitvoering. Zijn we eenmaal aan het werk, dan wil ik het project in de hand houden. Projectbewaking is essentieel, dat staat voor margebewaking. Het Gilde-systeem geeft me daar alle middelen voor. Nee, dat gaat niet vanzelf. Het begint ermee dat je het systeem moet voeden met de juiste data. Je moet dus nadenken over hoe je als bedrijf wilt werken en hoe je de bedrijfsprocessen inregelt. Precies wat Gilde zegt: Automatiseren is organiseren. Als je organisatie op orde is, kun je zoveel meer uit je software halen. Dan kun je elke dag concreet sturen en ingrijpen op basis van harde cijfers.”

Uitbreiding financiële module
Sinds januari 2015 werkt Van Berkum ook met de financiële module van Gilde. “Een nuttige uitbreiding. De financiële module past uiteraard naadloos in het systeem van Gilde. Nu is het hele proces van calculeren tot en met factuur inboeken in één systeem geautomatiseerd. Op elk gewenst moment kan ik zien hoe we het financieel doen, wat er nog loopt, waar extra aandacht nodig is. Ik ga niet beweren dat ik nu alles uit Gilde haal wat erin zit, daarvoor is het pakket te rijk. Er staan me vast nog mooie ontdekkingen te wachten.”