Jan-Peter Bechthold, administrateur Topdak Dakbedekkingen

Gilde Inkoopfacturen Portaal scheelt ons zeker vier uur per week

“We wilden van de papieren dossiers af”, zegt Jan-Peter Bechthold van Topdak Dakbedekkingen. “En we wilden tijd besparen. Dat waren de belangrijke redenen om het Gilde Inkoopfacturen Portaal (GIP) te implementeren. Niet meer zoeken in mappen met kopieën van in- en verkoopkoopfacturen, niet elk jaar nieuwe rijen met mappen aanmaken. Bestelbonnen, inkoop-, verkoop- en andere bonnen opslaan in een digitaal archief. Zodat iedereen met toegang mobiel of achter de computer direct inzicht heeft en zaken kan controleren of goedkeuren.

We werkten al met een digitaal archief en daar is GIP nu aan gekoppeld. Je voelt vooraf al dat dit uren gaat schelen. Op dit moment moeten we nog wat dingen finetunen, maar het portaal bespaart ons twee maanden na invoering zeker twee tot vier uur per week. En dat is een voorzichtige schatting.”

Gilde Software

Tijdwinst in digitaal traject
GIP heeft een goede impact op de organisatie. Om te kijken welke, vergelijken we het oude traject met het nieuwe.

Het oude traject: blijven lopen met papier
“Voorheen werd eerst een bestelling gedaan. Als de inkoopbon binnen was, werd deze in een map gestopt. Een kopie ging het bedrijf in voor controle. Vergelijken met de bestelbon. Klopt het, dan voorleggen aan de bedrijfsleider voor goedkeuring. Bij akkoord opbergen in de map ‘te betalen facturen’. Op de gewenste datum de factuur uit de map halen en voorleggen aan de directie. Bij akkoord: betaalbaar stellen en opbergen. Een kopie van de inkoopfactuur gaat in de map met het projectdossier. Wil iemand later nog eens kijken, dan moet hij de map met het projectdossier opzoeken en de factuur er uithalen en terug stoppen.”

Het nieuwe traject: digitale snelheden
“Bij elke bestelling die je in het systeem plaatst, kun je regels in het Portaal maken. Als dan de factuur digitaal in het portaal komt, vindt automatisch controle plaats. GIP is een lerend systeem, dus in het begin moet je de controle nalopen, maar dat wordt steeds minder. Ik verwerk vervolgens de factuur. Dan krijgt de bedrijfsleider – in ons geval – een digitaal seintje voor controle. Hij kan eventueel digitaal opmerkingen maken bij de factuur. De factuur kan – met eventuele opmerkingen – dan naar de directie. Is deze akkoord, dan is de betaalbaarstelling feitelijk ook geregeld. Ik hoef dan nog maar te accorderen in het Portaal en de zaak is geregeld. Dat scheelt nogal wat papier, en vooral: veel tijd.

Persoonlijk vind ik het ook prettig dat ik geen stapels papieren facturen meer voor me heb. Ik kan inkoopfacturen in het Portaal dagelijks verwerken.”