Ervaring Koen Verharen, Weijerseikhout | Duurzame dakvernieuwers

Het Gilde-systeem draagt zeker bij aan een beter rendement

Wat valt er te verbeteren aan een ERP-pakket dat je al 15 jaar gebruikt? Heel veel, ontdekte Koen Verharen, operationeel manager Weijerseikhout. “Ruim een jaar geleden benutten we nog lang niet alle mogelijkheden van het Gilde-systeem. We hadden lang niet het gemak dat het systeem kan bieden.
Samen met een aantal kerngebruikers hebben we toen onderzocht wat de ideale inrichting van onze processen en ons ERP-pakket zou zijn. Hoe willen we dat processen lopen, hoe lopen ze, hoe ondersteunt het pakket dat en wat valt er te ontwikkelen?

Met die vragen in het achterhoofd hebben we een aantal ERP-pakketten vergeleken. We zagen dat het Gilde-systeem aansluit bij onze wensen en dat het met een juiste inrichting ons werk nog een stuk eenvoudiger kon maken. Daarom hebben wij de keuze gemaakt om verder te gaan met Gilde. Maar dan moesten we wel vanaf de basisinrichting helemaal opnieuw beginnen, vonden wij. Dat hebben we dus gedaan.”

Aansluiting systeem en processen
“Opnieuw beginnen betekent dat we per afdeling ‘kerngebruikers’ hebben benoemd. Dit zijn belangrijke sleutelfiguren in onze processen met wie we een werkgroep gestart zijn. Binnen deze werkgroep hebben we de huidige processen eerst in beeld gebracht om deze vervolgens optimaal (opnieuw) in te richten en op elkaar af te stemmen. Daarna zijn we met Gilde gaan kijken of het systeem de eisen en wensen kon ondersteunen. Meestal ging dat prima. Daar waar dat niet lukte, hebben we gekeken hoe we het proces konden aanpassen. Daarbij hebben we ook meteen gekeken of de aanpassingen gevolgen hebben voor de processen van andere afdelingen. Het succes van de implementatie zit in het feit dat alle kerngebruikers hebben meegedacht over het totale traject van klantvraag tot en met administratie. Dan ga je het systeem vanzelf beter gebruiken.”

Gilde Software

Alleen ga je sneller, samen kom je verder
Het motto van Weijerseikhout is: ‘alleen ga je sneller, samen kom je verder.’ “Wij geloven daar sterk in. Dan is het goed om te zien dat het Gilde-systeem volgens hetzelfde motto werkt. De stabiele basis komt van Gilde zelf en voor een aantal specifieke functionaliteiten werkt het bedrijf samen met gespecialiseerde partners. Zoals bijvoorbeeld de salarisadministratie, de urenregistratie, de projectvoortgangsbewaking en de inkoopfacturatie. Het zijn modules die steeds verder worden ontwikkeld door een partij die zich alleen daarop focust. Daardoor kan Gilde zich volledig wijden aan die stabiele basis. Zo kom je verder.”

Het systeem wordt gedragen door mensen
“Het afgelopen jaar is het rendement van ons bedrijf sterk gestegen. De implementatie van het ‘nieuwe’ Gilde-systeem heeft daar zeker een rol in gespeeld. Veel processen lopen nu efficiënter en er is een veel kleinere foutkans. Door de aanpak zijn alle bedrijfsprocessen nog eens onder de loep gelegd en zijn allerlei zaken verbeterd. We hebben intern veel en goed overleg gevoerd over eisen en wensen. Alle gebruikers hebben input gegeven en die input is consequent serieus genomen. Zo is er draagvlak ontstaan voor het systeem en dat is de basis van het succes. Een groot deel van de rendementsverbetering is te danken aan onze mensen. We hebben de eenvoudige filosofie dat als we goed zijn voor elkaar, dat we er dan als mens en als bedrijf beter van worden. We sturen dus op betrokkenheid, van twee kanten. Onze mensen weten dat Weijerseikhout zich sterk voor hen maakt en dat krijg je terug.”

Rapportages op basis van Gilde en Power BI
Een van de extra’s van het ‘nieuwe’ Gilde-systeem is Gilde BI. “Power BI is een Microsoft tool om data te analyseren en te visualiseren. Deze tool is door Gilde over de database van gebouwd. In overleg met ons heeft Gilde de tool ingericht naar onze wensen. Daardoor is het Gilde BI geworden. We krijgen nu de rapportages ingericht op de manier zoals wij ze willen zien. Nu kunnen we op elk moment de rapportages doornemen en zien we in één oogopslag hoe we ervoor staan, waar ze afwijken enzovoorts. Dan kun je dus ook snel ingrijpen. We hebben het nu echt goed voor elkaar. Nog nooit zo veel overzicht en grip gehad. Ideaal.”

Nooit af
Is het project nu volledig afgerond? “Onlangs hebben we de urenregistratie in ProjectDirect geactiveerd. Nu kunnen we de uren digitaal vastleggen. Dat was de laatste fase. Maar nee, klaar is het nooit. Er komen altijd nieuwe mogelijkheden en wij zullen regelmatig nieuwe wensen hebben. Als je daar op tijd iets mee doet, blijft je automatisering up-to-date. Het Gilde-systeem geeft zoveel gebruiksgemak (tijdbesparing!) en grip op de organisatie, daar willen we niets meer van inleveren. Dus: wij blijven meebewegen met ontwikkelingen.”

Dit is Weijerseikhout

Weijerseikhout is een energieke en ambitieuze familie van dakvernieuwers. Het bedrijf is 60 jaar geleden gestart op het dak en heeft zich in die tijd ontwikkeld tot partner van het hellende dak. Als partner vervult het bedrijf met 125 mensen een inspirerende, adviserende en uitvoerende rol. Zo geeft het adviezen aan de hand van variantenstudies en quickscans. Ook ontwerpt en verzorgt het de engineering van daksystemen. Bovendien realiseert het daksystemen en beheert het de daken van opdrachtgevers. Door zelf de meest innovatieve technieken in huis te hebben, voegt Weijerseikhout in alle fasen van een project waarde toe.

Lees ook:
Optimalisatie Gilde-systeem bij Weijerseikhout, Duurzame dakvernieuwers
“Als je een ERP-systeem hebt, dan moet je dit wel goed en volledig benutten”

Gilde Software