Optimalisatie Gilde-systeem bij Weijerseikhout, Duurzame dakvernieuwers

Als je een ERP-systeem hebt, dan moet je dit wel goed en volledig benutten

Als Koen Verharen in het voorjaar van 2018 als operationeel manager begint bij Weijerseikhout, maakt hij kennis met het Gilde-systeem. Koen: “Een van mijn doelen is de stroomlijning van de processen in de organisatie. Wat gaat goed, wat kan beter. Een ERP-systeem zoals dat van Gilde kan een goede hulp zijn bij de stroomlijning van de bedrijfsvoering, zoals het automatiseren van workflows en het aanbrengen van routines. Als bedrijfskundige met ervaring in ERP-pakketten was ik benieuwd naar de mogelijkheden van het Gilde-systeem. Welke modules zijn er, en hoe kunnen deze bijdragen aan de ontwikkeling van onze bedrijfsvoering. Mijn eerste indruk: het Gilde-systeem is een volledig pakket dat goed kan passen bij de visie van Weijerseikhout, maar dan moet het wel opnieuw ingericht worden. We moeten gebruik gaan maken van de mogelijkheden die de modules van Gilde bieden. Mij viel bijvoorbeeld op dat veel data vanuit het Gilde-systeem geëxporteerd worden naar Excel.”

Heeft u een voorbeeld van die export?
“Een mooi voorbeeld is de bestellijst. Als een calculatie opdracht wordt, kun je in Gilde direct de materialen bestellen. Bij Weijerseikhout maken we echter gebruik van een gebouwd Excel-systeem op basis van een export uit Gilde. Dat is een extra handeling met een extra foutkans. Bovendien staat de bestelling dan niet automatisch in het Gilde-systeem, en kun je dus de factuur ook niet automatisch vergelijken met de bestelling.”

Daar ziet u kans voor optimalisatie?
“Inderdaad. Wij zijn begonnen met een inventarisatie. Tijdens de inventarisatie zijn we gaan kijken welke functionaliteiten er in een ERP-systeem moeten zitten. Vervolgens hebben we uitgezocht welke mogelijkheden er binnen het Gilde-systeem zijn en of het Gilde-systeem wel de juiste keuze is”.

Als marktleider in de branche weet Gilde precies wat een duurzame dakvernieuwer nodig heeft.  Aangezien de calculatiefunctie van Gilde sterk ontwikkeld is, is dit een duidelijk voordeel.

Maar er is meer, vertelt Koen: “Onze urenbriefjes worden bijvoorbeeld nog op papier ingevuld en één voor één in het systeem ingevoerd. Toen ik met Jasper Mondeel van Gilde om tafel ging zitten, wees hij me op de voordelen van de apps UrenDirect en ProjectDirect (online voortgangsbewaking projecten). “Na een grondig onderzoek kwamen we tot de conclusie dat Gilde alles biedt wat Weijerseikhout nodig heeft, maar dan moeten we het systeem wel opnieuw inrichten en gebruik gaan maken van de mogelijkheden”.

Gilde Software

Hoe pak je zo’n optimalisatietraject aan?
Koen: “Die vraag hebben we uiteraard ook aan Jasper voorgelegd. Hij was helder en adviseerde om eerst te kijken hoe het systeem optimaal zou functioneren voor Weijerseikhout. Zo is gekeken welke modules en apps onze bedrijfsvoering ondersteunen en hebben we een blauwdruk gemaakt. Dit is een document dat beschrijft welke processen belangrijk zijn en hoe die moeten lopen. Een conclusie die we snel trokken was: Als we de tijd hebben, dan kunnen we het beste het systeem en de stambestanden opnieuw inrichten. Dan beginnen we met een schoon systeem.

Tijdens het maken van de blauwdruk hebben we verschillende vragen gesteld. Wat willen we, wat missen we, wat kan beter? Hoe pakken we het nu aan? We boeken bijvoorbeeld inkoopfacturen nog handmatig in en archiveren in mappen. Met Gilde Inkoopfacturen Portaal kunnen we dat digitaliseren. De uren worden dan digitaal in UrenDirect ingevoerd, de voortgang van projecten wordt bewaakt in ProjectDirect en de logistiek beheersen we dan ook in Gilde. Het pakket biedt die mogelijkheden, nu gaan we ze gebruiken ook. Daarmee gaan we flinke slagen maken.”

Hoe is de stand van zaken nu?
Koen: “Op dit moment maken we alle bestanden opnieuw aan. In december moeten we daar klaar mee zijn, want per 1 januari 2020 starten we met de ‘schone’ versie van het Gilde-systeem. We doen ook de financiële administratie in Gilde, dan is een overgang met de jaarwisseling logisch. Voor die tijd moeten de handleidingen voor onze gebruikers klaar zijn.  Die wens is tijdens de voorbereiding uitgesproken, dus daar gaan we mee aan de slag. Er is sowieso uitvoerig overlegd met de gebruikers over hun wensen en bedenkingen. Als je daar serieus mee omgaat, ben je echt aan het optimaliseren. Straks zijn er op elke afdeling key users die andere gebruikers kunnen ondersteunen. Daar gaat het hele proces soepeler van lopen.”

Kan WeijersEikhout nu weer een tijd vooruit?
“We hebben hier circa 7 jaar gewerkt met het Gilde-systeem zoals dat toen geïnstalleerd werd. Er is uiteraard wel technisch onderhoud gepleegd, maar het pakket is niet meegegroeid met het bedrijf. We zitten nu dus middenin een grote inhaalslag. Voor mij staat vast dat je elk jaar de tijd moet nemen om te kijken wat er beter kan en welke ontwikkelingen er mogelijk zijn. Dat is veel minder ingrijpend en dan blijf je met het ERP-systeem je bedrijfsprocessen op de best mogelijke manier ondersteunen.”

Ambitieuze, energieke familie van dakvernieuwers

Weijerseikhout is een ambitieuze, energieke familie van dakvernieuwers. Het bedrijf is 60 jaar geleden gestart op het dak en heeft zich ontwikkeld tot totaalspecialist van het hellend dak. Zo geven de professionals van Weijerseikhout advies, denken ze mee bij het ontwerp, verzorgen ze de engineering, verzorgen ze de bewonerscommunicatie, produceren ze prefab renovatiedaken en uiteraard monteren ze verschillende daksystemen (zoals pannen, staal, groendaken en PV-systemen) als dakafwerking. Het bedrijf denkt in daksystemen. Opdrachtgevers zijn vooral woningcorporaties en vastgoedpartijen. Weijerseikhout werkt met ongeveer 100 specialisten buiten en 20 mensen in de adviestrajecten, calculatie, engineering en administratie. Het doel is om met een sterk team in een plezierige sfeer een goede dienst te leveren.