Gilde Software

Reparaad, woning- en vastgoedonderhoud

Dankzij PCA Mobile/Gilde zijn we volledig transparant

“Enkele jaren geleden was Reparaad toe aan een volledig nieuw IT-landschap”, zegt directeur Henk Jan Veltkamp. “Reparaad levert full service als het gaat om technisch beheer en onderhoud. Zo verzorgen we massa’s kleine reparaties voor grote woningcorporaties, vastgoedbeheerders en hun huurders. We willen de planning van die reparaties perfect kunnen verzorgen en we willen optimale communicatie met huurders. Niet elke bedrijfssoftware kan dat aan. Na een aanbesteding bleek de blauwdruk van Gilde het dichtst te zitten bij wat ons voor ogen stond. Gilde was volkomen transparant over zijn aanpak en de keuze voor zijn partners. In de implementatiefase hebben we wat aanloopproblemen opgelost. Sinds het eenmaal loopt, kunnen we met onze software nagenoeg alles doen wat ons voor ogen stond en wat ons toegezegd was.”

Blijvend innoveren
Reparaad staat bekend als een innovatieve organisatie. “Die eis stellen we ook aan onze bedrijfssoftware”, zegt Veltkamp. “Als het gaat om communicatie met huurders, maar ook met vakmensen en stakeholders, willen we gewoon vooroplopen. Hetzelfde met transparantie over wat er gedaan is en hoeveel tijd dat heeft gekost. Huurders zijn gewend aan hoe het met bol.com en coolblue.nl werkt. Hetzelfde gemak willen wij hen bieden: transparantie over het proces. Dankzij de integratie van PCA Mobile in het Gilde-systeem lukt dat.

Bij het eerste contact over een gewenste reparatie kan de huurder direct een afspraak maken. Hij kan die ook wijzigen. Wij kunnen vanuit het systeem de afspraak per SMS bevestigen, een dag vooraf een herinnering sturen over tijdstip en reparatie. Allemaal geautomatiseerd. PCA is daar heel ver in. Het weet precies wat er in de markt speelt en het investeert ruimhartig in ontwikkeling. Goede keuze van Gilde Software.”

Gilde Software

Voordelen PCA Mobile

PCA Mobile biedt alles wat de veeleisende fieldserviceorganisatie nodig heeft. Inclusief modules Intake en Planning. Storingsmeldingen van opdrachtgevers verschijnen direct in een callintakescherm. Van opdrachten (in XML) door ketenpartners maakt het Gilde-systeem geautomatiseerd een werkbon aan. Planners kunnen op hun scherm real time en per monteur plannen. Mogelijkheid van automatische planning en route-optimalisatie. Na de job vult de monteur de werkbon in, die weer real time in het Gilde-systeem komt. Klaar om te factureren. Nuttige extra’s, zoals een gesloten urenregistratie, urenadministratie in weekstaat, zelf plantaken aanmaken (handig voor storingen buiten werktijden) en afmelden bij vertrek bij klant. En op elk gewenst moment krijgt u van PCA Mobile complete, overzichtelijke managementinformatie. PCA Mobile levert het bedrijf een totaal service & onderhoudsconcept voor onderaanneming en eindgebruikers.

Ook aansluiting andere portalen
Wat als Reparaad voor een opdrachtgever werkt die zelf een met ander portaal werkt voor de intake van de reparatieverzoeken van de huurders? “Sinds kort werken we voor een nieuwe opdrachtgever, een corporatie. Deze heeft een eigen portaal, maar wil wel dat huurders kunnen werken met onze planning. Geen punt. Dankzij een slimme koppeling ziet de corporatie de beschikbaarheid in onze planning en kunnen huurders een vrij tijdstip claimen. PCA en Gilde hebben op dit terrein volgens mij echt een voorsprong.”

We zijn het glazen huis dat we wilden zijn
Grote vastgoedbeheerders willen kunnen vertrouwen op hun dienstverleners. Dus eiste Reparaad dat de nieuw aan te schaffen bedrijfssoftware volledige transparantie zou bieden aan de opdrachtgever. “Wij gaan voor procesoptimalisatie, zegt Henk-Jan Veltkamp, nauw betrokken bij de selectie van de Gilde bedrijfssoftware. “Op elk moment moet je direct inzicht kunnen krijgen in wie wat gedaan heeft en hoeveel tijd daarmee gemoeid is. Een voorbeeld. Stel dat een verzekeraar een audit wil komen doen. Het is gebruikelijk dat hij aangeeft welke dossiers hij komt controleren, zodat we deze kunnen voorbereiden. Maar ik wil niets voorbereiden, ik wil met de auditor samen het dossier live opvragen zodat de auditor elk dossier kan bekijken en dat ze allemaal kloppen. Dat helder is hoeveel tijd er gemoeid was met reizen, werken en wachten, om maar wat te noemen. Op de minuut nauwkeurig. Dat is voor mij transparantie. Transparantie is een voorwaarde voor vertrouwen. Daarom wil ik dat Reparaad een glazen huis is. Dankzij Gilde en PCA zijn we dat.”