Documentmanagement & Webportaal

Xpert Archiver
Eenvoudig e-mail en digitale documenten archiveren in Gilde-dossiers? Dat kan met de Xpert Archiver! Je selecteert in Outlook de e-mailberichten en drukt daarna op de knop ‘Archiveren’. Via een eenvoudig menu kies je het projectdossier en stel je het documenttype voor de bijlagen in. Daarna zet Xpert Archiver de e-mailberichten en bijlagen automatisch in de juiste mappen, ook als deze nog niet bestaan. Ook vanuit de Windows Verkenner kun je bestanden direct archiveren. Via Gilde Infodesk klant/leveranciersdossier en projectdossier heeft iedereen toegang tot de laatste projectinformatie!

De Xpert Archiver is een eenvoudig programma dat centraal op het netwerk geïnstalleerd wordt. De opgebouwde mappenstructuur is configurabel zodat je ook met een eigen projectmappen structuur kunt werken. De licentie is per gebruiker. Klik hier om de video te bekijken.

Documentmanagement
Gemiddeld zoeken we een uur per dag naar documenten in Outlook, de server en in papieren dossiers. Dat kan aanzienlijk sneller en eenvoudiger met ons volwaardige document management systeem. Door te werken met documenttypes en kenmerken, kun je documenten nog sneller terugvinden en ben je niet meer afhankelijk van een mappenstructuur. Daardoor kun je bijvoorbeeld direct vanuit het Gilde-systeem een inkoopfactuur vinden bij een boeking.

Het document management systeem is gebaseerd op Windream en bevat functionaliteit voor versiebeheer en het beheren van de bewaartermijnen. Daarnaast een uitgebreid rechtensysteem om ongeoorloofde toegang tot documenten te voorkomen. Bovendien zijn alle bestanden tekstdoorzoekbaar zodat u een ‘Google’ voor uw eigen archief krijgt!

De Xpert Archiver is onderdeel van deze oplossing die per gelijktijdige gebruiker kan worden geïmplementeerd.

Documentmanagement
Gemiddeld zoeken we een uur per dag naar documenten in Outlook, de server en in papieren dossiers. Dat kan aanzienlijk sneller en eenvoudiger met ons volwaardige document management systeem. Door te werken met documenttypes en kenmerken, kun je documenten nog sneller terugvinden en ben je niet meer afhankelijk van een mappenstructuur. Daardoor kun je bijvoorbeeld direct vanuit het Gilde-systeem een inkoopfactuur vinden bij een boeking.

Het document management systeem is gebaseerd op Windream en bevat functionaliteit voor versiebeheer en het beheren van de bewaartermijnen. Daarnaast een uitgebreid rechtensysteem om ongeoorloofde toegang tot documenten te voorkomen. Bovendien zijnalle bestanden tekstdoorzoekbaar zodat u een ‘Google’ voor uw eigen archief krijgt!

De Xpert Archiver is onderdeel van deze oplossing die per gelijktijdige gebruiker kan worden geïmplementeerd.

Klantenportaal
Via internet veilig bestanden delen met klanten en projectpartners? Dat kan met ons klantenportaal. Deze webgebaseerde oplossing is beschikbaar als uitbreiding op het Windream Document Management Systeem. Het klantenportaal is snel te implementeren. Ook hier kunt u zoeken op documenttypes en is de tekstzoek functie beschikbaar. Via de ingebouwde viewer kunt u bestanden direct via de webbrowser bekijken. Ook kunt u bestanden downloaden of nieuwe bestanden toevoegen.

Wij bieden het klantenportaal ook als cloud-oplossing aan zodat u een lage investering heeft en niet uw netwerk hoeft open te stellen voor externe gebruikers. Meer lezen? Klik hier.

Het gemak van georganiseerd documentmanagement

  • Alle documenten worden digitaal en centraal opgeslagen zodat ze niet meer kwijtraken
  • Door het instellen van rechten wordt bepaald welke afdelingen/gebruikers in welke archieven mogen zoeken
  • Documenten terugvinden aan de hand van kenmerken en op basis van de volledig tekst
  • De ingebouwde viewer kan meer dan 200 formaten tonen, waaronder ook AutoCAD
  • Windream is ook te gebruik voor het archiveren andere documenten zoals email (Exchange en Domino) en faxen
  • Windream voldoet aan het data-integriteitsmodel. Het papieren archief kan, met toestemming van officiële instanties, vervallen

“Het Inkoopfactuur Portaal levert nu al
elke week een uur of tien op”
Monique Princen,
financiën en personeelszaken Tal Techniek