Xpert Archiver
Eenvoudig e-mail en digitale documenten archiveren in Gilde-dossiers? Dat kan met de Xpert Archiver! Je selecteert in Outlook de e-mailberichten en drukt daarna op de knop ‘Archiveren’. Via een eenvoudig menu kies je het projectdossier en stel je het documenttype voor de bijlagen in. Daarna zet Xpert Archiver de e-mailberichten en bijlagen automatisch in de juiste mappen, ook als deze nog niet bestaan. Ook vanuit de Windows Verkenner kun je bestanden direct archiveren. Via Gilde Infodesk klant/leveranciersdossier en projectdossier heeft iedereen toegang tot de laatste projectinformatie!
De Xpert Archiver is een eenvoudig programma dat centraal op het netwerk geïnstalleerd wordt. De opgebouwde mappenstructuur is configurabel zodat je ook met een eigen projectmappen structuur kunt werken. De licentie is per gebruiker. Klik hier om de video te bekijken.
Documentmanagement
Gemiddeld zoeken we een uur per dag naar documenten in Outlook, de server en in papieren dossiers. Dat kan aanzienlijk sneller en eenvoudiger met ons volwaardige document management systeem. Door te werken met documenttypes en kenmerken, kun je documenten nog sneller terugvinden en ben je niet meer afhankelijk van een mappenstructuur. Daardoor kun je bijvoorbeeld direct vanuit het Gilde-systeem een inkoopfactuur vinden bij een boeking.
Het document management systeem is gebaseerd op Windream en bevat functionaliteit voor versiebeheer en het beheren van de bewaartermijnen. Daarnaast een uitgebreid rechtensysteem om ongeoorloofde toegang tot documenten te voorkomen. Bovendien zijn alle bestanden tekstdoorzoekbaar zodat u een ‘Google’ voor uw eigen archief krijgt!
De Xpert Archiver is onderdeel van deze oplossing die per gelijktijdige gebruiker kan worden geïmplementeerd.