Geautomatiseerde controles bestel-/pakbonnen en facturen in Gilde-systeem

DICO Standaard: snelle en foutloze elektronische communicatie

“In ons bedrijf komen per dag tientallen bestellingen binnen,” zegt Dennis van de Wouw, facilitair manager en inkoopcoördinator BINK Elektro. “De pakbonnen vergeleken we altijd handmatig met de bestellingen. De inkoopfactuur vergeleken we ook weer handmatig met de bestel- en pakbonnen. Dat kostte enorm veel tijd. Daarom zijn we blij dat Gilde er zo veel werk van gemaakt heeft om de Sales standaard te implementeren in het Gilde-systeem. Dat gaat ons, en andere kleine en grote klanten, heel veel tijd en fouten besparen.”

Voordelen DICO Standaard 
“We hebben vol ingezet op de koppeling met de DICO Standaard” (voorheen Sales Standaard), zegt Erik-Jan Luiten, senior consultant bij Gilde Software. “Eén: omdat we verwachten dat dit de standaard gaat zijn voor de toekomst. Twéé: omdat digitaal bestellen installatiebedrijven korting oplevert bij veel leveranciers. Drie: omdat DICO onze klanten enorm veel tijd gaat besparen.”

Dennis van de Wouw is het hier volledig mee eens. ”Door de koppeling met DICO kunnen we in de bedrijfssoftware inkoopfacturen digitaal vergelijken met pakbonnen en bestellingen. Zo vermijden we menselijke fouten en werken we een stuk sneller. Plus: als gebruiker heb je nu veel meer informatie direct beschikbaar. Na een bestelling krijg ik bijvoorbeeld meteen een orderbevestiging met daarin direct een bericht met informatie over wanneer er geleverd wordt. Ideaal.” En: voorheen zag ik vaak alleen de eigen informatie. Ik kon bijvoorbeeld niet zien wat een collega besteld had. Lastig als die collega plotseling afwezig was. Nu heb ik altijd een compleet overzicht.”

Gilde Software

Gilde eerste die pakbonberichten via MessageService verwerkt
Veel softwareleveranciers zijn druk met DICO. “Logisch,” vindt Erik Mutsaars, Adviseur Digital Commerce System 2 System bij de Technische Unie, “want DICO werkt met MessageService. Dat wil zeggen dat je in je erp-systeem kunt bekijken welke berichten er klaarstaan en deze vervolgens kunt verwerken. De berichten staan op een server en worden pas na verwerking verwijderd. Dus als er een storing zit in je systeem, raak je geen bericht (bestelling, pakbon, factuur) kwijt. Dat is echte winst voor alle partijen in de keten.
Gilde Software is de eerste partij die de pakbonnen nu al via DICO kan verwerken. Ze laten zich zien als een vooruitstrevende club die wel raad weet met de ingewikkelde materie. Op dit moment loopt Gilde echt voorop.”

Gilde Software

Eén standaard
De DICO Standaard komt niet helemaal uit de lucht vallen. “Voorheen was er ook digitale berichtuitwisseling op het gebied van orders en facturen” zegt Rene Schoeman, Information Analist van Oosterberg B.V., “maar dan had elke gebruiker een speciale tool nodig om de bestanden te verwerken. Die moest bij elke gebruiker/pc/server geïnstalleerd en geconfigureerd worden. Nu verloopt de integratie éénmalig via de webservice en heb je dus vrijwel nooit installatieproblemen. Specifiek voor de MessageService/DICO Standaard is dat nu bijvoorbeeld ook pakbonnen uitgewisseld kunnen worden. Oosterberg hecht er veel waarde aan dat MessageService/DICO breed kan worden ingezet. We zijn dus blij dat Gilde de implementatie van verwerking van pakbonnen voortvarend en goed heeft opgepakt bij BINK Elektro.”

Degelijk aangepakt, zoals van Gilde gewend
De BINK Groep zei meteen ‘ja’ toen Gilde voorstelde een pilot op te zetten rond de DICO Standaard. “We lopen graag voorop”, zegt Dennis van de Wouw, “zeker op dit vlak omdat we wisten dat dit ons veel tijd zou gaan besparen. En nee, het was niet gemakkelijk. Want er gaat een enorme stroom data heen en weer tussen verschillende ketenpartners. Je moet precies uitvinden welke data dat zijn en op welke manier die verstuurd worden. Dan kom je ook dingen tegen als: bestel je in hoeveelheden of in verpakkingen? Bestel je één rol kabel van 100 meter of bestel je 100 meter kabel?
Onderweg in de pilot hebben we allerlei oplossingen ontwikkeld. Dan merk je weer dat een partij als Gilde gewend is de zaken grondig en degelijk voor te bereiden en uit te voeren. Ze hebben er hard aan getrokken. Nu is er dan ook een koppeling waar heel veel klanten plezier van gaan hebben.”
“Ha,” lacht Erik-Jan Luiten, “we hebben DICO inmiddels bij een aantal klanten geïmplementeerd. Het mooie is inderdaad dat er weinig ondersteuning en weinig nazorg nodig zijn. Gebruikers krijgen hun account en een wachtwoord en kunnen aan de slag. Iederéén heeft er plezier van dat het zo soepel loopt.”

Voor iedereen met de module Gilde logistiek
Werken met de DICO Standaard biedt alle gebruikers van Gilde logistiek groot voordeel. De koppeling exclusief implementatiekosten is inbegrepen in het onderhoudscontract voor deze module. Voor meer informatie over de mogelijkheden van DICO en over de planning van de implementatie, bel s.v.p. uw relatiebeheerder.

De DICO Standaard

Veel installatiebedrijven communiceren digitaal met hun groothandels. Tot nu toe waren daarvoor vaak verschillende programmaatjes nodig. Dat zorgde soms voor conflicten. En voor een gebrek aan overzicht. Daarom drong de installatiebranche aan op een software-onafhankelijke ketenstandaard. Doel: zorgen dat de bedrijfssoftware direct communiceert met de andere partijen in de logistieke keten. Zodat alle partijen in die keten op dezelfde manier sneller en foutloos kunnen communiceren. Ketenstandaard Bouw & Installatie heeft daarop de huidige versie van de DICO Standaard ontwikkeld. Kleine en grote bedrijven kunnen hun administratie daardoor een stuk sneller en betrouwbaarder afhandelen.