Installatiebedrijf Klok koos het Gilde-systeem

Er moest een nieuw pakket komen. Dan wil je gewoon het beste!

“Als je serieus mobiel wilt gaan werken en je pakket kan dat niet aan, kom je erachter dat je helemaal op nul moet beginnen. In die situatie zaten we in 2019”, zegt Ludo Staps, bedrijfsleider van Installatiebedrijf Klok uit Diever.

“Korte versie: omdat we alleen de stamdata konden exporteren hebben we vier aanbieders uitgenodigd. Twee voldeden niet. Daarna zijn we gaan praten met collega-installateurs die vergelijkbare stappen hadden genomen. De ene was na twee jaar nog niet goed thuis in zijn pakket (niet Gilde). De andere was overgestapt naar Gilde. Hij had een paar sterke argumenten: heel gebruiksvriendelijk, sterk Windows-georiënteerd, alle mogelijkheden. Eigenlijk hebben we de keuze voor het Gilde-systeem best snel gemaakt.”

Vanaf september 2019 werken Ludo en collega’s bij Klok met het Gilde-systeem. Inclusief de mobiele werkbonnen en de financiële module. Maakt het de verwachtingen waar? “Meer dan. De argumenten van ons collega-bedrijf blijven in de praktijk overeind. Intern zijn we vooral enthousiast over de sterke innerlijke logica van het Gilde-systeem. Alle stappen in de workflow komen logisch uit elkaar voort. Je weet altijd precies waar je bent en hebt het verloop helder in beeld. Als de factuur gestuurd is, wordt het project gearchiveerd. Zo wil je het hebben.”

“Alle stappen in de workflow komen logisch uit elkaar voort”

Soepele implementatie
Op basis van de ervaringen met het ‘oude’ pakket inventariseerde Ludo in 2019 de eisen en wensen voor het nieuwe pakket. “Daar sprongen er vier uit:
1: Gebruiksgemak. We wilden direct aan de slag kunnen met het nieuwe pakket. Gilde verdient hier bonuspunten, omdat het sterk leunt op Microsoft. Je kunt er direct mee uit de voeten.
2: We wilden een pakket waarvan de onderdelen logisch in elkaar haken. Daar heb ik al iets over gezegd.
3: De echte start van een project maak je met een calculatie/offerte. We wilden die basis efficiënt kunnen maken. Daar kom ik nog op.
4: we wilden een praktische digitale werkbon om de administratie van onze grote hoeveelheid serviceactiviteiten gemakkelijk af te handelen. Gilde liet zien hoe de koppeling met PCA, een erkend specialist op dit terrein, ons vooruit zou helpen.

Gilde Software

De implementatie was een abc’tje. Alles was goed voorbereid en in de praktijk kon vrijwel iedereen meteen verder werken met Gilde. PCA brengt wat het belooft: gemak en tijdwinst. We gebruiken het voor de afdeling Service & Onderhoud. Daar komen veel bonnen met veel data binnen, dus daar is de winst te pakken. Op projecten kun je beter met de module urendirect (digitale weekstaat) werken of weekstaten handmatig laten invullen en de uren later naar de projecten boeken. Gaat echt veel sneller, hebben wij gemerkt.”

“De implementatie was een abc’tje. Vrijwel iedereen kon meteen verder werken met Gilde.”

Het begint bij efficiënt calculeren
De demo van Gilde Software verraste Ludo al meteen in de calculatiefase. “Je bouwt razendsnel een leesbare offerte op die ook helder is voor je klant. Je begint natuurlijk met de aanvraag door te nemen. Als helder is wat gedaan moet worden, redeneer je in het Gilde-systeem van het ene document naar het volgende. Je voelt als het ware hoe de structuur van het pakket je de weg wijst. De offerte zelf bouw je op – als je wilt – met vaste recepturen. Die moet je in het begin nog aanmaken en dat kost tijd. Die tijd verdien je met elke volgende offerte terug. En dan heb ik het nog niet over het vermijden van fouten.
Zo gaat het de hele workflow. Van de offerte via de opdrachtbevestiging naar de bestelbon, de werkbonnen en de factuur, het zit allemaal even logisch in elkaar.”

“De geïnvesteerde tijd verdien je met elke volgende offerte terug.”

Puntjes op de -i-
Het klinkt als een ideaal verhaal. Is het dat? “Wij zijn heel erg tevreden over het Gilde-systeem. Maar er is altijd wat te verbeteren. Zo heeft het inrichten van de webselectie koppelingen met groothandels te veel tijd gekost. Daarnaast werken de omrekenfactoren niet altijd zoals je mag verwachten. De servicedesk is goed, maar zou soms bij heel urgente zaken wat sneller mogen reageren. Dit ervaren wij als de spreekwoordelijke puntjes op de -i-. Want het Gilde-systeem heeft ons echt gebracht wat we hoopten dat het zou doen.”

Installatiebedrijf Klok

Installatiebedrijf Klok is in 1993 opgericht door de gebroeders Klok. In september 1999 openden de gebroeders hun nieuwe locatie aan het moleneinde 37 in Diever. Over de loop van de jaren heen is installatiebedrijf Klok uitgegroeid tot een toonaangevend bedrijf in de regio. Klok telt inmiddels 30 medewerkers allen met hun eigen specialisatie en vakinhoudelijke kennis.

Gilde Software