Klanten over het Gilde-systeem en de Ketenstandaard

Minder tijd en minder fouten

Hoe ideaal is het als ketenpartners in de bouw- en installatiesector veilig, efficiënt en foutloos berichten kunnen uitwisselen tussen hun computersystemen? Precies! Maar omdat er zoveel verschillende systemen zijn, heb je een softwareonafhankelijke standaard nodig. De stichting Ketenstandaard nam het initiatief om zo’n standaard te ontwikkelen. Het werd de DICO-standaard.  

Gilde Software heeft de ontwikkelingen vanaf het begin op de voet gevolgd. “Wij verwachtten dat de Ketenstandaard voor veel van onze klanten groot voordeel zou brengen. We wilden er met het Gilde-systeem dus zo vroeg mogelijk klaar voor zijn”, zegt Hans Nooitgedagt, algemeen directeur Gilde Software. “Daarvoor moesten we een koppeling ontwikkelen zodat het Gilde-systeem met DICO kan werken.”  

Inmiddels hebben behoorlijk wat klanten de koppeling geïmplementeerd. We vroegen twee van hen om hun ervaringen te beschrijven. Chris van den Dikkenberg, directeur van PMDO Vastgoedonderhoud en Marc Klein Douwel, controller van Assink-Weustink Elektro, delen hun enthousiasme graag. 

Enorme tijdbesparing
“Voor mij”, zegt Chris van den Dikkenberg, “zit de grote winst in de tijdbesparing. Als ik de opdrachten van mijn opdrachtgevers in het Gilde-systeem laad, kan ik meteen werkbonnen aanmaken. De opdrachtgever kan real-time zien wanneer de afspraak gepland wordt en wanneer de monteur de werkbon gereed meldt. Hij heeft dus op hetzelfde moment alle informatie die ik in mijn Gilde-systeem heb. Volkomen geautomatiseerd, je hoeft niets over of in te tikken. Wat achtereenvolgende regeringen hebben beloofd aan administratieve lastenverlichting, wordt waargemaakt door de Ketenstandaard.” 

“Weinig aan toe te voegen”, zegt Marc Klein Douwel van Assink-Weustink Elektro. “Voorheen was het werkbonnen maken naar aanleiding van bijvoorbeeld een storingsmelding, printen en aan de monteurs ingeven. De monteur vulde de werkbon in, de administratie zette de gegevens over in het erp-systeem en dan kon je factureren. Elke stap kostte tijd.” 

Nul foutenkans
“Het mooie is, dat alle partners in de keten elkaars data 1-op-1 gebruiken. De opdrachtgever zou in de werkvoorbereiding een fout met de data kunnen maken, maar in het proces gebeurt dat dus niet. Een groot voordeel is ook, dat de opdrachtgever van elke stap in het proces een statusupdate krijgt. Het hele proces is dus transparanter dan het ooit geweest is. Daar zijn wij groot voorstander van,” zegt Marc. “Doordat alle handelingen voor alle partners inzichtelijk zijn, heb je na afloop een compleet logboek van de opdracht. In dat logboek kun je gemakkelijk lezen hoe tevreden je klanten zijn.” 

Blijven verbeteren
Wat verwachten de heren van de ontwikkeling van DICO? “Op korte termijn”, zegt Chris, “verwacht ik dat we ook foto’s en documenten aan een werkbon kunnen hangen.” Marc voegt toe: “Het zou mooi zijn als onze opdrachtgever zelf een afspraak kan inplannen in ons erp-systeem. Dan tillen we de efficiency én de klantvriendelijkheid in een keer een niveau omhoog.” 

Gilde-systeem al 4 jaar gekoppeld met Ketenstandaard

Ik weet niet wie blijer was: onze administratie of onze monteurs

“We werken voor verschillende woningbouwverenigingen. Dat betekent veel relatief klein onderhoud. Veel werkbonnen dus. Tot vier jaar geleden kregen de monteurs hun werkbonnen geprint mee. Zij vulden deze in, waarna onze administratie alles moest inkloppen. Niet het werk dat mensen blij maakt. Het kost bovendien veel tijd en geeft een behoorlijk grote foutenkans. Omdat Gilde Software op tijd het belang van de Ketenstandaard zag, hebben ze mensen vrijgemaakt om de koppeling tussen het Gilde-systeem en – in ons geval – het Mareon-portaal te maken. Dit portaal is in gebruik bij onze opdrachtgevers. Zij zetten er de gewenste werkzaamheden in klaar.

Gilde Software

Sinds de koppeling halen we in het Gilde-systeem met een druk op de knop alle werkbonnen op uit Mareon. Op elk gewenst moment. De opdrachtgever kan dat real time volgen. Ook als de opdracht intern wordt uitgezet en gepland. Als de monteur de werkbon gereed meldt. En als de factuur wordt verstuurd. Alle statusupdates zijn meteen inzichtelijk voor beide partijen. Het mooie is, doordat alles digitaal gebeurt, kost het nauwelijks tijd en kun je vrijwel geen fouten maken. Ideaal.  

Mijn advies? Elk bedrijf dat over de Ketenstandaard (DICO) nadenkt, zou direct moeten investeren in een koppeling. Rendement verzekerd.” 

Marc Klein Douwel, controller Assink-Weustink Elektro b.v.  

Gilde Software

7 jaar na de pilot zijn de beloften realiteit

Gilde Software heeft snel geanticipeerd op belang Ketenstandaard

“Een jaar of zeven geleden zaten we met Gilde Software in een pilot. Onderzoeken wat de Ketenstandaard kon opleveren. Alle beloften van toen komen uit. Partners kunnen elkaars input gebruiken dus geen dubbel werk. Real time inzicht in wat er gebeurt, want elke statusupdate is direct zichtbaar. Enorme tijdwinst. Maximale transparantie. Nauwelijks foutenlast. Ik ben blij dat Gilde Software de koppeling tussen het erp-systeem en het portaal van onze opdrachtgevers zo snel gerealiseerd heeft.

Gilde Software

De grote winst voor ons is, dat we meer facturabele uren kunnen maken omdat we minder hoeven te administreren.  

Ik zie alweer uit naar de volgende stappen. Dat onze opdrachtgever bijvoorbeeld zelf een afspraak voor een opdracht kan inplannen in ons systeem. Voor mij is dat een kwestie van klantvriendelijk denken. Zoals de hele Ketenstandaard (DICO) dat is.” 

Chris van den Dikkenberg, directeur PMDO vastgoedonderhoud

Gilde Software