Patrick van Rijn, algemeen directeur VLAQ Groep

Intercompany workflow: samen sterk!

Soms kom je partners tegen in de zakenwereld waarmee je een vorm van synergie hebt. Kennis, ervaring en implementatie bundelen tot een systeem waar meer dan alleen de partners baat hebben. Zo’n samenwerking hebben Gilde Software en de VLAQ Groep.

Intercompany workflow bij VLAQ Groep
VLAQ Groep is een landelijk netwerk van specialisten in projectinrichting, kunstharstechnieken, cementdekvloeren en onderhoud. De kracht is de combinatie van persoonlijk contact met hun partners en de gebundelde kennis en ervaring van de VLAQ Groep als geheel. Opdrachtgevers profiteren daarvan. In kleine of grote projecten. Bij nieuwbouw of renovatie. Zowel in de zorgsector, de industriële sector, het onderwijs als in de utiliteitsbouw. In de VLAQ Groep bundelen VLAQ FM, Gouda Chemiebouw uit Gouda, Isodes uit Katwijk, Lykele uit Amsterdam en Will van Riel uit Den Bosch hun krachten. Kijk voor informatie op: www.vlaqgroep.nl

Beheersen en besparen
Ervaring leert dat de ‘lifecycle-kosten’ van vloerbedekking voor 20% bestaan uit aanschaf en installatie en voor 80% uit exploitatie en onderhoud. Daarom werkt VLAQ Groep met een Facility Management-model waarmee de hele keten van installatie, onderhoud en de aansturing daarvan beheersbaar wordt gemaakt.

Deze visie van beheren en besparen is ook van toepassing op de automatisering. VLAQ Groep wilde een goede oplossing voor onderstaande:

  • Inzicht op groepsniveau in de onderliggende werkmaatschappijen en alle opdrachten die binnen de groep worden uitgevoerd:
  • De werkmaatschappijen zijn op zich autonoom, maar er is behoefte om stamgegevens te delen:
  • Voor elke opdracht is één werkmaatschappij verantwoordelijk, maar het moet efficiënt mogelijk zijn om zuster bedrijven mee te laten werken op opdrachten:
  • Intercompany doorbelastingen moeten correct verlopen en mogen weinig tijd kosten en mogen het cijfermatige inzicht in de Groep niet vertroebelen.

Hiertoe is vorig jaar het Gilde-systeem geselecteerd en geïmplementeerd. Omdat Gilde op dat moment nog beperkte ervaring had met deze materie en deze ingewikkelder was dan verwacht, heeft de invoering meer tijd gevergd dan gecalculeerd. Maar door de visie van Patrick van Rijn (algemeen directeur VLAQ Groep) en de inzet van Gilde werkt het systeem nu optimaal. En daar zijn we als partners trots op.

De VLAQ Groep wil daarom als referentie fungeren. Met de opgedane ervaring en standaardisatie kan de inrichting vrij eenvoudig op maat worden uitgevoerd op basis van een administratieve blauwdruk. De realisatie verloopt via inrichting van SQL replicatie. Uiteraard is een passende infrastructuur nodig.

Het Gilde-systeem ondersteunt de hele bedrijfsvoering op een flexibele wijze, zodat medewerkers slagvaardig kunnen opereren: de productiviteit verhoogd en de kosten verlaagd. Het management van zowel de individuele bedrijven als van de groep krijgt via het Gilde-systeem grip op mensen, processen, projecten en bedrijven, zodat waar nodig tijdig kan worden bijgestuurd.

Intercompany werkwijze

Intercompany beheer concept
Grip krijgen en houden is bij VLAQ Groep van groot belang omdat meerdere bedrijven op meerdere locaties actief zijn. Alle bedrijven draaien op een centrale server; de zogenaamde ‘private cloud’.

Eigen identiteit per bedrijf
De kolomindeling van overzichten zijn voor alle bedrijven in principe gelijk. De lay-outs zijn per bedrijf in de juiste huisstijl en met de correcte bedrijfsgegevens. Elk bedrijf (BV) heeft zijn eigen administratie, waarbij een afwijkende skin wordt gehanteerd; voor gebruikers die in meerdere BV’s werken is aan het ‘kleurtje’ direct te zien in welke administratie men werkt. Elk bedrijf heeft zijn eigen karakter, inzicht in zijn eigen kosten en opbrengsten, verlies en winst, balans, bank en management dashboards.

Delen stamgegevens
Omdat door de verschillende bedrijven deels voor dezelfde klanten, met dezelfde producten wordt gewerkt, worden stamgegevens gedeeld. Na het invoeren van een nieuw artikel of nieuwe klant of het wijzigen daarvan door een werkmaatschappij, staan deze gegevens ook direct voor de andere bedrijven ter beschikking. Dit wordt geregeld via SQL replicatie.

Intercompany workflow
Omdat de verschillende werkmaatschappen regelmatig aan dezelfde projecten werken is de volgende werkwijze ingericht:

  • Per project is er één verantwoordelijke BV de penvoerder. Dit is de opdrachtnemer en vanuit deze BV wordt de klant gefactureerd;
  • Via taakstellingen kunnen eenvoudig onderaannemersopdrachten aan 1 of meerdere zusterbedrijven worden verstrekt; met specificatie wat er gedaan mag/moet worden en voor welk bedrag;
  • Zonder onderaannemersopdracht kan een zusterbedrijf geen kosten op het project boeken;
  • Na afronding van de opdracht, verstuurd de onderaannemer een (digitale) verkoopfactuur die via de module taskmanager automatisch bij de penvoerder als inkoopfactuur wordt verwerkt;
  • De penvoerder ziet alleen de eigen kosten op het project (met de inkoopfacturen van onderaannemers);
  • De onderaannemer ziet zijn eigen kosten en opbrengsten op het project en het resultaat.

Digitale uitwisseling
Een BV valt buiten de fiscale eenheid en heeft ook compleet afwijkende stamgegevens; daarom is deze buiten de intercompany workflow gehouden. Wel worden bestellingen voor deze BV door zusterbedrijven digitaal ingeschoten en verwerkt als opdracht. Na levering wordt een digitale verkoopfactuur verstuurd die automatisch als inkoopfactuur bij de opdrachtverstrekker wordt verwerkt.

Overkoepelende view
Via SQL replicatie is er een overkoepelende view gerealiseerd over alle bedrijven heen:

  • Feitelijk een operationele consolidatie (voor financiële consolidatie wordt aan Visionplanner gedacht);
  • Per opdrachtgever zijn alle opdrachten van alle bedrijven zichtbaar;
  • Lijsten worden geconsolideerd getoond: dan zie je bijvoorbeeld per opdracht welke bedrijven welke kosten hebben gemaakt, dus bijvoorbeeld de uren van alle medewerkers;
  • In deze lijsten is eenvoudig te filteren en sorteren op bijvoorbeeld bedrijf/administratie;
  • In speciale lijsten zijn ook intercompany boekingen zichtbaar;
  • Er worden ook opgeschoonde lijsten getoond, waarbij intercompany boekingen worden geëxtraheerd;
  • Zo zijn er voor de financiers en externe partijen opgeschoonde lijsten: bijvoorbeeld de pandlijst, liquiditeiten en de open posten over alle bedrijven heen.

Gedeeld archief
Patrick van Rijn is verheugd over de dossiervorming binnen het Gilde systeem. Er is één archief over alle bedrijven heen. Via de Xpert Archiver-tool kunnen eenvoudig externe documenten worden gearchiveerd (ook, en met name, e-mail en tekeningen). Dit digitale archief per opdrachtgever en project is voor alle bevoegde gebruikers toegankelijk, zodat iedereen de relevante informatie bij de hand heeft.

Kennis hebben is macht maar delen is kracht
Zowel Gilde als de VLAQ Groep willen graag hun kennis delen; u wordt uitgenodigd voor verdere uitleg of een vrijblijvend gesprek.