Arno Bril, projectleider Arfman Hekwerk

Het enthousiasme over Gilde is na de eerste demo alleen maar gegroeid

Sinds februari 2021 werkt Arfman Hekwerk weer met het Gilde-systeem. Wéér inderdaad, daarover hieronder meer. “Met ons huidige pakket,” zegt projectleider Arno Bril, “zouden we naar de cloud moeten. Toen dachten we: dit is het moment om uit te zoeken of er misschien een pakket is dat beter bij ons bedrijf past. Na een uitgebreide selectie hebben we het Gilde-systeem gekozen. Doorslaggevend? Gilde is perfect ingericht voor projectmatig werkende bedrijven. Plus: je kunt zó aan de gang om een goede calculatie te maken. Die snelheid en efficiency hebben ons overtuigd.”  

Arfman werkte al met bedrijfssoftware. Hoe ben je op zoek gegaan naar de voor jullie beste oplossing? “We zijn begonnen met twee vragen aan onze kerngebruikers: welke functionaliteiten wil je per se behouden en wat zou je verbeterd willen hebben? Eén van de gewenste verbeteringen was de mogelijkheid om digitaal te plannen. Verder wilden de gebruikers snel en efficiënt de hele projectmatige workflow door kunnen trekken, van calculatie tot financiële administratie. Zo hadden we een hele lijst met specs. Die hebben we eerst besproken met onze aanbieder van dat moment. Daar kwamen we qua prijs in combinatie met de door hen geboden en gewenste functionaliteit niet goed uit. Vervolgens hebben we twee andere leveranciers uitgenodigd voor een demo. 

Na demo’s: kunnen we morgen aan de slag met Gilde?
Direct na de demo’s was er een sterke voorkeur voor het Gilde-systeem. Vooral de logica in de logistieke stappen, het heldere overzicht van wat je hebt gedaan en de grote gebruiksvriendelijkheid scoorden. In de vergelijking concludeerden we dat de andere pakketten ook goed zijn, maar dat we met Gilde zonder veel voorbereiding direct konden gaan calculeren en volgende stappen zetten. En digitale planning was mogelijk.  

Twee collegas wilden liefst direct aan de slag met Gilde. Dan heb je momentum. Ook onze directeur was er beslist over. Voor hem was het belangrijk dat de nieuwe oplossing gedragen werd door de gebruikers. En hij zag twee no nonsens bedrijven die qua cultuur en werkwijze goed bij elkaar passen. De keuze was snel gemaakt. We waren er veel sneller uit dan verwacht. 

“Vooral de logica in de logistieke stappen, het heldere overzicht van wat je hebt gedaan en de grote gebruiksvriendelijkheid scoorden.”

Doen wat je belooft
“We maakten dus een vliegende start met elkaar. Nu nog even waarmaken. We hadden natuurlijk de 0-meting nog liggen met het pakket van eisen en wensen. Geen probleem, zei Henri Polman van Gilde. Dat kunnen we maken en dat gaan we maken. Er volgde een blauwdruk en na akkoord is er met discipline toegewerkt naar de eerste tests in oktober 2020.  

Ere wie ere toekomt: Gilde heeft zich aan haar woord gehouden. We hebben een oplossing gekregen zoals we die besproken hebben. Dat is er dus één die het ons gemakkelijker maakt, precies zoals de bedoeling is van automatisering. En het gebeurt binnen het afgesproken budget. Geen vervelende discussies over tegenvallers.” 

Er is zoveel mogelijk!
In februari 2021 is Arfman overgegaan. “Het plan was 2022, als we 50 jaar bestaan. Maar de hele organisatie stond bij wijze van spreken te trappelen om met Gilde te gaan werken.  

Nee, we hebben ons niet helemaal aan de blauwdruk gehouden. Terwijl we ons heel zorgvuldig hadden voorbereid. Alle kerngebruikers hadden hun deelprocessen nauwkeurig doorgenomen en uitgewerkt in wensenlijsten. Bij de acceptatiebespreking hebben ze hun eigen processen gedemonstreerd. En toch kwamen er gaandeweg nog wensen op.  Dat is ook mooi om te zien: onze mensen zijn er altijd op gespitst om nog efficiënter te werken. En binnen Gilde kan dat. 

Voorbeelden? We wilden dat foto’s die we in ProjectDirect zetten, ook in het Gilde-systeem komen. En we wilden dat inkomende facturen in het Gilde Inkoop Portaal direct naar de juiste inkoper geschoten worden. Dit soort dingen nemen we door met Gilde en als we helder hebben dat het echt oplevert, start Gilde de ontwikkeling. Ja, daar wordt het Gilde-systeem naar mijn overtuiging een beter pakket van.” 

“Het enthousiasme wordt alleen maar groter, naarmate er meer mogelijk is.”

Gilde-systeem draait perfect maar we zijn nog niet klaar 
Het Gilde-systeem draait nu bij Arfman en het enthousiasme van gebruikers blijft recht overeind. “Dat wordt alleen maar groter’” lacht Arno, “naarmate er meer mogelijk is. In april implementeren we bijvoorbeeld Gilde BI, zodat we op elk moment de gewenste managementrapportages kunnen opvragen. Er wordt aan gewerkt om de formulieren voor kwaliteit en veiligheid (in PDF) te bewerken in het veld. En we gaan er naar toe dat onze monteurs straks niet alleen hun uren digitaal registreren maar ook de verwerkte hoeveelheden.  

Deze ‘extra’s’ hadden we ook voor de oplevering kunnen meenemen. Maar wij hebben er bewust voor gekozen om sommige zaken gefaseerd in te voeren. Dat geeft meer grip op het implementatieproces en onze monteurs kunnen zo geleidelijk aan het nieuwe systeem wennen. Win-win.”  

Gilde Software

Arfman en Gilde: oude bekenden

Arfman Hekwerk uit Holten is niet alleen gespecialiseerd in stalen en houten hekwerken, ook in faunatechniek. Denk aan ecoducten, amfibietunnels, wildroosters en dergelijke. Het in 1972 opgerichte bedrijf werkte tot 2009 met Gilde bedrijfssoftware, daarna diende Arfman de software van de holding te gebruiken 

Enkele jaren later vond een management buyout plaats door de huidige directeur Edward van Veen. Deze besloot dat de investering in nieuwe bedrijfssoftware uit 2009 zijn rendement nog moest opleveren. Vandaar dat na de verzelfstandiging in eerste instantie is gekozen voor een update van bestaande software. “Dat erp-pakket was meer product- dan projectgericht, maar we hadden er mee leren werken”, zegt Arno. Toen zich een kans voordeed om te optimaliseren, kwamen Henri Polman en Gilde Software weer in beeld. “Gebruiksgemak, efficiency, inrichting voor projectmatig werken én flexibiliteit gaven de doorslag.”