Uit: Van Berlo Insights magazine. Editie ter ere van 40 jaar Van Berlo.

Een interview met Twan van Hal, directeur Productie & Technologie bij Van Berlo, experts in funderingen en bedrijfsvloeren. Copyright: Van Berlo.

Ons ERP-systeem is de stabiele basis van onze bedrijfsvoering

Van Berlo is een bijzonder bedrijf”, zegt Twan van Hal, directeur Productie & Technologie. “Dat zit ‘m vooral in ons product. Als wij een betonnen vloer storten, weten we niet hoe het droogproces verloopt tot we kunnen gaan vlinderen. Factoren als het weer heb je nu eenmaal niet in de hand. Het storten kunnen we exact plannen, het vervolg niet. Dus moeten we flexibel kunnen plannen, snel schakelen, aanpassen, omzetten. Dat kan perfect met ons erp-systeem. En ja, we hebben ook andere bedrijfssoftware geprobeerd, maar Gilde is de enige partij die wij kennen met een goede oplossing.” Als we verder praten met Twan en met Sven van Bergeijk, Sales Representative, blijkt dat Van Berlo bij de keuze voor nieuwe bedrijfssoftware niet over één nacht ijs is gegaan.  

Complete bedrijfssoftware voor complete ondersteuning
“Ergens halverwege de jaren 90 moesten we automatiseren. Het aantal offertes en projecten groeide, we snakten naar meer efficiency, óók op dat vlak. We hebben eerst zelf software ontwikkeld. Die werkte behoorlijk, maar elke uitbreiding ervan, en elke wijziging, kostte veel tijd.  

Daarom zijn we ons gaan oriënteren op een compleet pakket bedrijfssoftware. Onze eerste eis was: het moet beter zijn dan wat we hebben. Het Gilde-systeem is dat. Het mooie was dat het sterk Van Berlo-specifiek ingericht kon worden. De erp-software ondersteunde onze bedrijfsprocessen zonder dat wij de organisatie van het hele bedrijf moesten omgooien. En, ik blijf het zeggen, de planning van onze ‘events’ zoals wij onze projecten noemen, liep perfect.” 

Buiten de deur kijken
Na een aantal jaren goede samenwerking draaiden grote projecten minder soepel. Het was de tijd dat Gilde nog werkte met Access, vandaar. Dat is sinds lang SQL.  

“Afijn, andere aanbieders geprobeerd. Lang verhaal kort: zij brachten niet wat we zochten. Het ene automatiseringspakket kreeg de planning niet op orde, het andere bleef gewoon achter in performance. We bleven dus een beetje zoeken. 

Tja, en toen kwam ik Henri Polman, een van de eigenaren van Gilde, weer eens tegen op een bouwbeurs. Gilde was natuurlijk ook verder. Tijdens zijn demonstratie van het Gilde-systeem viel mij één ding sterk op: het project staat altijd in het centrum. Het feitelijke begin is een sterke calculatiemodule van waaruit je stap voor stap het project ondersteunt. Alles volgt logisch uit elkaar. Precies wat wij nodig hadden, met onze grote aantallen offertes en projecten. Daarna is het snel gegaan. En we plukken nog dagelijks de vruchten van het Gilde-systeem, het brengt veel rust in onze werkprocessen. Het is de solide, flexibele basis van onze bedrijfsvoering.”

Gilde Software

Gemak en overzicht
Een van de gebruikers van het eerste uur is Sven van Bergeijk. Hij heeft als Sales Representative speciale aandacht voor de Duitse markt. “Nee, ik heb geen gebruik gemaakt van de Gilde-opleiding. Weinig tijd en het was voor mij niet echt nodig; het pakket wijst je zelf de weg. Geen flauwekul: we werken met veel mensen in Gilde. Als er nu intern vragen zijn, word ik gebeld. Zo snel kun je je dit eigen maken. 

Het meest enthousiast ben ik over de logica van het pakket. Ik calculeer en breng een offerte uit. Als we scoren, klik ik de offerte door naar opdrachtbevestiging. Na goedkeuring start op basis van dezelfde data de werkvoorbereiding. Zo zet je steeds heel efficiënt de volgende stap.” 

Flexibel, open pakket
Naast de zeer uitgebreide functionaliteit van het Gilde-systeem gebruikt Van Berlo ook Van Berlo Suite. “We hebben dat in eigen beheer ontwikkeld” zegt Twan. “Er zitten allerlei slimmigheden in, specifieke oplossingen voor specifieke probleempjes. Het mooie is, dat onze Suite gekoppeld is aan het Gilde-systeem. We hebben dus alle data altijd beschikbaar in Gilde. Een voorbeeld? Denk aan onze formulierentool, ook in eigen beheer ontwikkeld. Onze ambulante medewerkers kunnen data delen en gebruiken en alles is direct weer beschikbaar in Gilde. En de dagwerkbonnen van medewerkers worden buiten Gilde gegenereerd, zo is dat gegroeid, maar zijn wel real time zichtbaar in Gilde. Die openheid en flexibiliteit waren niet per se een overweging bij de keuze voor het Gilde-systeem, maar het zijn wel sterke punten. Want of het nu om een tool als Gereedschapbeheer of Windream gaat, of om een tool die nog ontwikkeld moet worden, je kunt gemakkelijk naar integratie met het Gilde-systeem. Het is wat Gilde Software zelf aangeeft: het Gilde-systeem is helemaal voorbereid op de slimme oplossingen van morgen.” 

Het Gilde-systeem bij Van Berlo

Binnen Van Berlo kunnen 44 mensen tegelijkertijd in het Gilde-systeem werken. Het bedrijf maakt gebruik van de volgende Gilde modules: 

  • Boekhouding 
  • Financiële integratie projecten 
  • Kostenplaatsen 
  • Open Posten beheer 
  • Bankimport en export
  • Service & Onderhoud
  • Taakstellingen
  • Onderaannemers
  • Meertalige projectdocumenten
  • Digitale verwerking Inkoopfacturen
  • Workflow management 
  • Klanten-/project- en systemendossiers
  • Digitaal Archief
  • Gereedschapsbeheer
  • Auditfile
  • Salariskoppeling (CBBS)
  • Autorisatie
  • Koppeling externe applicaties
  • Tools voor aanpassingen op maat
  • Urenadministratie
  • Nacalculatie
  • Uitgebreide projectbewaking
  • Facturering
  • Vorderingsstaten
  • CRM relatiebeheer
  • Calculatie
  • Offerte
  • Offerteopvolging
  • Opdrachtverwerking
  • Werkvoorbereiding
  • Planning
  • Voorraad en Logistiek