Workflowmanagement

Sturende workflow bespaart tijd, voorkomt fouten en verbetert de efficiency

Bedrijfsprocessen vormen de essentie van elke organisatie. Kritisch naar processen durven kijken, creëert ruimte voor verbetering. Daardoor (meer) winst, kostenbesparingen en meer rendement. Alles draait daarbij om kwalitatieve informatie uit de bedrijfsprocessen.

Om u te helpen het verloop en de uitkomst van processen te stroomlijnen heeft Gilde de ‘Persoonlijke startpagina en de Sturende workflow’ ontwikkeld. Hiermee kan de procesafloop binnen het Gilde-systeem worden afgedwongen, passend bij uw bedrijfsproces. Een strak ingerichte workflow voorkomt invoerfouten. Zo’n workflow helpt medewerkers een heldere werkwijze te volgen, zodat de input gemakkelijker en betrouwbaarder wordt. De startpagina toont uitsluitend de voor een gebruiker relevante functies. Gebruikers zetten alleen logische stappen en dat zorgt voor eenduidige informatie en reproduceerbare rapportage.

Gecombineerd met Windream BPM (Business Process Management) kan het Gilde-systeem processen zelfstandig uitvoeren. Een uitkomst voor procedures die strikt moeten worden gevolgd of die altijd op dezelfde manier verlopen. Een geautomatiseerde werkstroom biedt mogelijkheden om aangeboden taken af te handelen, te weigeren, te fiatteren, toe te lichten, te delegeren of over te dragen. Meer lezen? Klik hier.

Een workflow of werkstroom is de logische volgorde van activiteiten die nodig zijn voor een van te voren gedefinieerde uitkomst. Een praktische toepassing van een geautomatiseerde werkstroom is de inkoopfactuurverwerking. Alle activiteiten – vanaf het inscannen of digitaal ontvangen van de inkoopfactuur, het geautomatiseerd boeken, het fiatteren, tot aan het deblokkeren voor betaling – zijn omgezet in geautomatiseerde taken en acties voor medewerkers.

Helder zicht op wie wat doet
Processen automatiseren in werkstromen bespaart tijd, voorkomt fouten en verbetert de efficiëntie. Het betekent een vereenvoudiging van de taakuitvoering en zorgt voor een uniforme aanpak. Windream BPM geeft het management een middel in handen om te borgen dat interne afspraken over processen worden nageleefd. Tot in detail is te zien wie wat in het proces gedaan heeft, welke route gevolgd is en welke informatie daarvoor gebruikt werd.

Deze ‘audit trail’ biedt ook toegevoegde waarde voor ISO gecertificeerde bedrijven. Voordelen: van ieder proces is alle informatie bekend is en blijft bewaard. Plus: het proces is in het windream BPM systeem vastgelegd en wijzigingen kunnen gecontroleerd worden doorgevoerd. U kunt zelfs ISO gerelateerde processen in het BPM systeem vastleggen. Denk aan een change request of het afhandelen van klachten of non-conformance issues.

Workflowmanagement/Digitale bedrijfsprocessen
Uit onderzoek blijkt dat digitale processen 30 tot 45% efficiënter verlopen dan papieren processen! Met onze workflowmanagement oplossing profiteert u daar optimaal van. Met de workflow designer richt u het bedrijfproces in en bepaalt u de processtappen en informatiebehoefte. Daarna test u de workflow en neemt deze in gebruik. Er zijn workflows voor het verzenden van verkoopfacturen, klachtenafhandeling, het opstellen van een calculatie en het versturen en opvolgen van de offerte. Voor inkoopfacturen is er  een complete oplossing, zie onder.

De workflowmanagement oplossing is gebaseerd op windream en maakt gebruik van de windream document management module. De workflow module is generiek en inzetbaar voor allerlei bedrijfsprocessen. De licentie is op basis van gelijktijdig gebruik en bestaat uit een server gedeelte en clients. De clients kunnen ook webgebaseerd zijn zodat een lokale installatie niet nodig is.

Workflow inkoopfacturen – een voorbeeld

Inkoopfactuurcontrole/fiatteren inkoopfacturen/automatisch boeken inkoopfacturen
Volledig digitaal en geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen? Gemakkelijk binnen het Gilde-systeem. De oplossing kan papieren facturen, PDF facturen en ICF/XML facturen verwerken en maakt gebruik van 3 componenten:

  1. AutoClick scan/OCR-software voor het uitlezen van factuurgegevens uit papieren en PDF-facturen;
  2. Windream workflow-module voor het controleren van de factuur versus gegevens uit de Gilde-administratie en de interne goedkeuring;
  3. Windream documentmanagement-module voor het archiveren en snel terugzoeken van facturen.

De oplossing werkt optimaal met bestellingen die in Gilde zijn vastgelegd. Als de ontvangen factuur de bestelreferentie bevat, volgt automatisch een vergelijking tussen bestelling en inkoopfactuur. U kunt automatisch laten goedkeuren en verwerken. Ook als u met goederenontvangsten werkt.

Ook de interne controle verloopt digitaal en kan aansluiten op uw werkwijze. Al dan niet langs het magazijn, de inkoper, werkvoorbereider en projectleider. Kostenfacturen kunt u apart houden en langs bijvoorbeeld een budgethouder en/of de directie sturen. Daarna komen ze terug bij de administratie voor afhandeling van de betaling. De workflow kan de status en voortgang bewaken zodat er steeds controle mogelijk is. Er raakt geen enkele factuur meer kwijt en het proces verloopt sneller en efficiënter.

Ook in de cloud
Voor kleinere bedrijven (tot 1.500 facturen per jaar) is het rendabeler om deze oplossing in de cloud te gebruiken. Vraag ons naar de mogelijkheden!

Branchespecifieke bedrijfssoftware

Het Gilde erp-pakket bestaat uit de basisfuncties relatiebeheer & CRM, agenda, calculeren, projectadministratie  en factureren. Het Gilde-systeem is naar wens en behoefte uit te breiden:
Artikel- & Normenbeheer | Personeelsbeheer & HRM | Materiaalbeheer | Planning | Logistiek & Magazijnbeheer | Winkelverkoop | Service & Onderhoud | Mobiel werken | Financiële administratie | Documentmanagement & Webportaal | Workflowmanagement.
Daarnaast is voor diverse branches branchespecifieke software ontwikkeld.

Alles voor soepele workflows

  • Procesafloop uniformeren
  • Invoerfouten verminderen
  • Persoonlijke startpagina’s met alleen relevante informatie
  • Logische opvolging processtappen
  • Reproduceerbare rapportages
  • Workflows automatiseren
  • Gedetailleerde managementinformatie
  • Ook geschikt voor ISO-gerelateerde processen
  • Ook in de cloud