Gilde Inkoopfacturen Portaal (GIP)

Geen facturen meer printen of rondslingerende documenten. Geen mappen waar iedereen voortdurend in zit te zoeken. Geen fouten meer maken bij het boeken van namen, factuurnummers, BTW- en andere bedragen. Met het Gilde Inkoopfacturen Portaal, ofwel GIP, automatiseert u eenvoudig het inlezen, herkennen en inboeken van uw inkoopfacturen.

Geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking
Met GIP is het mogelijk om inkoopfacturen digitaal te verwerken en ze digitaal te archiveren. De module draait in de cloud en is gebaseerd op de succesvolle Windream documentbeheer-oplossing en is geïntegreerd in het Gilde-systeem voor optimaal gebruiksgemak.

Gilde Software

Het Gilde inkoopfactuur portaal bestaat uit 2 modules:

Administratie module
Deze module zorgt ervoor dat facturen worden ingelezen en dat de factuurgegevens worden gecontroleerd en omgezet in een boeking (XML-bestand) voor de Gilde Pro financiële boekhouding en projectadministratie. Via een status worden facturen bewaakt die niet meteen kunnen worden afgehandeld. Ook zorgt deze module voor het digitale (cloud)archief, waar de facturen worden bewaard en kunnen worden teruggevonden, zowel vanuit de boekhouding als de projecten. De functionaliteiten zijn:

  • Snel en eenvoudig -automatisch- uploaden van facturen:
    o ICF/UBL inkoopfacturen groothandels
    o PDF inkoopfacturen welke via de mail worden ontvangen (OCR)
    o papieren facturen (via OCR)
    o Inclusief verwerken XML-facturen in ‘Sales in de Bouw’ en/of UBL-formaat
  • Automatisch herkennen van de facturen en klaarzetten van de boekingen
  • In één handeling zowel een boeking op het project als in de boekhouding
  • Indien sprake is van een bestelling wordt deze automatisch getoond om te matchen
  • Bij vragen over een factuur eenvoudig een mail met de betreffende PDF versturen naar betrokkenen
  • Een duidelijk statusoverzicht van af te handelen facturen
  • Vanuit project én boekhouding direct naar PDF kunnen doorklikken

Workflow module (optioneel)
Met deze optionele module kunt u de functionaliteiten nog verder uitbreiden met digitale controle en fiattering. Dit vervangt de traditionele papieren controleslag in de organisatie. De extra handige functionaliteiten zijn:

  • Mogelijkheid tot toekennen van een budgethouder
  • Voor projectfacturen kan de budgethouder automatisch bepaald worden via de projectleider of de inkoper
  • Per budgethouder worden in de inbox de te controleren facturen aangeboden
  • Per factuur kunnen opmerkingen worden toegevoegd en naar een andere budgethouder voor controle worden doorgezet
  • Na goedkeuring wordt een eventuele betalingsblokkade verwijderd en de factuur vrijgegeven voor de administratie
  • De administratie heeft zicht op alle lopende en afgesloten processen.

Laagdrempelig en tijdbesparend
GIP is een laagdrempelige oplossing; er zijn beperkte opstartkosten en u hoeft geen software aan te schaffen maar betaalt per factuur. We werken met bundels van inkoopfacturen. De gekochte bundel telt af naar nul en naar behoefte wordt een nieuwe bundel aangeschaft.
Naast GIP biedt Gilde als alternatief zeer geavanceerde functionaliteit voor workflow en digitaal archief (DMS) via Windream. Windream is vergaand op uw eigen situatie in te richten en draait op de eigen infrastructuur.

Instructievideo

Klik hier voor een korte instructievideo.

Bespaar veel tijd op tijdrovende administratieve processen

  • Facturen worden direct uit de mailbox inlezen of geüpload. U hoeft dus geen facturen meer te printen, kopiëren en handmatig te verspreiden.
  • Opmerkingen kunnen eenvoudig bij een factuur worden geplaatst, gedeeld en opgeslagen en het is mogelijk om de status te bewaken en administratieve vragen direct door te zetten.
  • Automatische controle van de facturen wanneer u bestellingen plaatst via het Gilde-systeem geeft nog meer gemak.
  • Meerdere administraties mogelijk: per factuur wisselen van administratie mogelijk
  • Zowel vanuit de crediteuren- als uit de projectadministratie kan eenvoudig de PDF van de factuur worden opgeroepen.
  • Automatische verwerking middels de optionele workflow module vermindert de foutkans, bijvoorbeeld bij het boeken van namen, factuurnummers, BTW-nummers en bedragen.
  • De middels de workflow geautoriseerde medewerkers hebben vanaf ieder scherm direct toegang en inzicht en kunnen direct controleren of goedkeuren.
  • Uw crediteurenadministratie is altijd up-to-date.

Wat klanten over GIP zeggen

Jan-Peter Bechthold,
administrateur Topdak Dakbedekkingen
“Gilde Inkoopfacturen Portaal scheelt
ons zeker vier uur per week

Martien Luidens,
controller Projectvloeren Nederland
“Inkoopfacturen Portaal maakt de
crediteurenadministratie veel gemakkelijker”

Monique Princen,
financiën en personeelszaken Tal Techniek
“Het Gilde Inkoopfactuur Portaal levert
nu al elke week een uur of tien op”