Met één druk op de knop

Ons systeem, ontwikkeld met jarenlange ervaring in documentbeheer, zorgt ervoor dat je documenten razendsnel kunt vinden zonder afhankelijk te zijn van een traditionele mappenstructuur. Dankzij verschillende documenttypes en kenmerken vind je direct vanuit het Gilde-systeem een inkoopfactuur bij een boeking, zonder lang te hoeven zoeken.

Digitaal archiveren en beheren: simpel en veilig

Het Gilde documentmanagement, gebaseerd op het robuuste Windream, biedt uitgebreide functionaliteiten zoals versiebeheer en het beheer van bewaartermijnen. Het rechtensysteem zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de documenten. Dit voorkomt ongeoorloofde toegang. Bovendien zijn alle bestanden volledig doorzoekbaar. Dit maakt het net zo makkelijk om documenten te vinden als het zoeken op Google. Zo heb je een ‘Google’ voor je eigen archief.

Eenvoudig e-mails en documenten archiveren

Met onze Documentmanagement module archiveer je eenvoudig e-mails en digitale documenten direct in je Gilde-dossiers. In Outlook selecteer je de berichten, druk je op ‘Archiveren’, en met een paar klikken zijn je documenten netjes georganiseerd en opgeslagen. Dit kan ook direct vanuit Windows Verkenner, waardoor documentbeheer goed samen gaat met je dagelijkse werkprocessen.

Versiebeheer voor optimale documentcontrole

De functionaliteit voor versiebeheer biedt een betrouwbare oplossing voor het bijhouden van wijzigingen in documenten. Elke keer dat een document wordt bewerkt, slaat het systeem automatisch een nieuwe versie op. Dit zorgt ervoor dat gebruikers altijd toegang hebben tot de meest recente versie. Bovendien worden alle voorgaande versies zorgvuldig bewaard, zodat je eenvoudig terug kunt gaan naar een eerdere staat van het document, mocht dat nodig zijn. Dit maakt het eenvoudig om de geschiedenis van wijzigingen te bekijken en draagt bij aan een verbeterde samenwerking binnen je team.